Fingerspitzengefühl gefragt!
Das vorgerichtliche Inkasso setzt auf schriftliche Zahlungsaufforderungen sowie Telefon- und Außendienstinkasso als gebräuchlichste Instrumente. Dagegen kommen im gerichtlichen Mahnverfahren der Mahn- und Vollstreckungsbescheid sowie Zwangsvollstreckungen und Eidesstattliche Versicherungen zum Einsatz. Ist es jedoch erst einmal so weit gekommen, muss nicht selten mit dem kompletten Forderungsausfall und zusätzlichen Kosten durch Gerichts- und Rechtsanwaltsgebühren gerechnet werden. Das zeigt, wie wichtig die frühzeitige Einschaltung eines Inkasso-Unter­nehmens ist.
 Der Erfolg der vorgerichtlichen Maßnahmen ist Resultat einer auf die Situation zugeschnittenen Vorgehensweise, in der die Psychologie eine wichtige Rolle spielt. Der erste Schritt bei der Einziehung ausgemahnter, nicht titulierter Forderungen ist die schriftliche, telefonische oder persönliche Kontaktaufnahme zum Schuldner. Dabei soll er unter Berücksichtigung seiner finanziellen Verhältnisse zur Bezahlung bewegt werden. Hauptziel dieser Kontakte ist es, in einer nicht emotional belasteten, konstruktiven Atmosphäre die konkreten Gründe für die Zahlungsverweigerung aufzudecken und angemessene Lösungen, etwa Vergleiche oder Ratenzahlungen, zu finden.   Auf Seriosität setzen

Inkasso-Unternehmen sind kaufmännische geführte Gewerbebetriebe, die der Erlaubnispflicht durch die zuständigen Behörden unterliegen. Zum Schutz der Auftraggeber müssen die im Inkasso verantwortlichen Personen das Beherrschen der Sachkunde und ihre Eignung für diese Tätigkeit nachweisen.

Als Gewerbebetriebe arbeiten Inkasso-Unternehmen nicht nach Gebührenordnung, sondern erheben kaufmännisch kalkulierte Entgelte. Die Palette der Abrechnungsmodelle reicht von der Einzelfallvergütung über die pauschale Abrechnung bis zur Erfolgsprovision. Auch Mischformen sind möglich, ebenso können die Kosten Mitgliedsgebühren beinhalten oder auf bestimmte Fallzahlen pro Jahr Bezug nehmen.
 In der Regel richten sich die Honorare nach Preislisten, die Bestandteil des Vertrages sind. Insbesondere bei kleineren Inkasso-Unternehmen sind sie auch frei aushandelbar. Muss ein Fall, z.B. wegen der Vermögenslosigkeit des Schuldners, ergebnislos abgeschlossen werden, fallen meist reduzierte Pauschalen an.

Die Vielzahl der Vergütungsarten macht die Beauftragung von Inkasso-Unternehmen gerade auch für kleine Betriebe, bei denen nur wenige Aufträge im Jahr anfallen, interessant. Dazu empfiehlt es sich, vor der Vergabe verschiedene Angebote einzuholen.
 
Für die Zukunft besser wappnen
Um sich vor Forderungsverlusten zu schützen, ist für Unternehmen vor allem die sorgfältige Auswahl der Kunden wichtig - gleich, ob es sich um einen unbekannten Neukunden oder einen wackeligen Bestandskunden, um eine größere Bestellung oder die Vorfinanzierung eines Auftrages handelt. Dazu recherchieren Inkasso-Unternehmen, was bisher über die Zahlungsmoral und das Zahlungsverhalten bekannt geworden ist.
 
Außerdem sollten Auftraggeber im Vorfeld auf solide Vertragsvereinbarungen und einwandfreie Gläubigerleistungen achten. Forderungen können beispielsweise durch Eigentumsvorbehalt, Schuldmitübernahme oder Bürgschaften abgesichert werden.

Bei aller Vorsorge gilt jedoch auch in Zukunft: Rasches Handeln ist ein Erfolgsfaktor! Bereits bei den ersten Hinweisen auf Unregelmäßigkeiten sollte ein Inkasso-Unternehmen hinzugezogen werden. Es sorgt dafür, dass ein Kunde gar nicht erst zum säumigen Schuldner wird, so dass sich der Auftraggeber mit voller Kraft seiner Geschäftstätigkeit widmen kann.